О.Л. Сухинина ,
заместитель директора Казенного
учреждения города Омска «Управление
информационно-коммуникационных
технологий»

Д.Ю. Рудаков,
начальник информационно-аналитического
сектора Казенного учреждения города Омска
«Управление информационно-коммуникационных
технологий»

Система электронного документооборота
как среда информационного взаимодействия

Железный конь идет на смену
крестьянской лошадке.
И. Ильф, Е. Петров. «Золотой теленок»

Система электронного документооборота (СЭД) сегодня — важный инструмент решения повседневных задач и удобное средство коммуникации для сотен сотрудников Администрации города Омска и подведомственных организаций. За пять лет, прошедших с начала внедрения, СЭД стала по-настоящему привычной и востребованной.

Предпосылки внедрения СЭД
Администрация города Омска представляет собой сложную организационную структуру: 25 подразделений, 18 из которых являются самостоятельными юридическими лицами, и более 2 000 сотрудников, вовлеченных в документооборот. Офисы подразделений расположены в разных частях города, некоторые на расстоянии более десяти километров друг от друга.
Все подразделения обмениваются письмами и участвуют в общих процессах: исполнение поручений мэра города, совместная разработка текстов и их согласование и т.д. При этом на момент начала информатизации делопроизводства правила учета и подготовки документов могли отличаться в разных структурных подразделениях.

Внедрение СЭД преследовало следующие основные цели:
1. Упорядочить работу с документами всех видов, минимизировать время регистрации и передачи бумаг, сделать эти процессы прозрачными.
2. Создать целостное пространство хранения и обработки документов.
3. Повысить исполнительскую дисциплину и уровень личной ответственности сотрудников за результаты работы.

Оглядываясь назад, можно с уверенностью утверждать, что нынешний успех СЭД во многом зависел от тех принципов, которые были положены в основу внедрения. Их можно перечислить:
1. Внедрение проходило во всех подразделениях одновременно — от простого к сложному, но повсеместно. Это позволило своевременно учесть пожелания самых разных групп пользователей.
2. Модули СЭД внедрялись в несколько этапов. Сначала была создана единая учетная система — для регистрации документов, далее настроили средства контроля исполнения писем, подготовки и согласования документов.
3. Делопроизводители получили вспомогательный инструмент для их обычной работы, а не новый дополнительный объем работ.

Основные этапы внедрения
2009 год. СЭД была спроектирована и развернута на серверах и рабочих местах сотрудников; были обучены базовые группы групп администраторов и пользователей.

2010 год. СЭД была введена в опытную эксплуатацию, архитектура системы претерпела некоторые изменения. Продолжилось обучение пользователей.

2011–2012 годы. СЭД поэтапно вводилась в промышленную эксплуатацию. Окончательно оформились подсистемы «Служебная корреспонденция», «Правовые акты (учет)», «Заседания», «Обращения граждан».

2013 год. СЭД интегрирована с аналогичной системой Правительства Омской области, заработал механизм электронной цифровой подписи.

Все это время разработку СЭД обеспечивали опытный интегратор — компания «Интертраст» и отдельный сектор Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» (УИКТ). Проектировщики «Интертраста» выстраивали архитектуру и определяли методологию развития системы, инженеры УИКТ формализовали пожелания пользователей и зачастую реализовывали их собственными силами.

По мере накопления опыта в УИКТ многие задачи, связанные с масштабированием СЭД, стали решаться локально, без привлечения подрядчика.

Факторы успеха
Успешность внедрения СЭД на всех этапах определялась несколькими ключевыми факторами, которые важно принимать во внимание при аналогичных разработках.
1. Работы по внедрению СЭД инициировались на уровне заместителя мэра, управляющего делами Администрации города Омска. Во многом именно его политический вес и влияние позволили начать внедрение в условиях, когда сложившаяся бумажная система делопроизводства всех устраивала. Была создана рабочая группа, состоящая из заместителей руководителей структурных подразделений Администрации города Омска, которая координировала процесс внедрения и регулярно отчитывалась о результатах мэру города и другим должностным лицам.
2. Все этапы внедрения сопровождались изданием муниципальных нормативно-правовых актов, закрепляющих те или иные нововведения. Таким образом, инициативы рабочей группы становились обязательными к исполнению для всех участников процесса делопроизводства. Приведем некоторые из них:
- Распоряжение Администрации города Омска от 09.04.2010 № 162-р «О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска»;
- Распоряжение Администрации города Омска от 03.09.2010 № 410-р «Об организации обучения работников Администрации города Омска пользованию системой электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска»;
- Распоряжение Администрации города Омска от 18.09.2012 № 337-р «О Порядке работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска».
3. В качестве программного решения был выбран продукт CompanyMedia на платформе IBM Lotus Notes/Domino — проверенная временем система с высокой отказоустойчивостью, предназначенная для управления документами в масштабах крупных организаций. За пять лет эксплуатации в Администрации города Омска эта система полностью оправдала возлагаемые на нее надежды: крупных сбоев с потерей данных не зафиксировано, техническое обслуживание проводится в вечернее время и в выходные дни, когда это не мешает действиям пользователей.
4. Внедрение сопровождалось обучением всех сотрудников, вовлеченных в работу с системой. Инженеры УИКТ проходили стажировку у интегратора, делопроизводители посещали специальный учебный класс в УИКТ, руководители были обучены на своих рабочих местах. Также в составе СЭД была создана база данных «Корпоративный тренинг» с набором учебных курсов в виде пошаговых инструкций для освоения базовых операций работы в системе. Усвоение полученных знаний проверялось в ходе тестирования.
5. Подрядные работы по внедрению и доработке СЭД финансируются через муниципальные целевые программы «Электронный Омск» (до 2013 года) и «Информационное общество» (в настоящее время). Программно-целевой способ расходования средств обеспечивает прозрачность планируемых по программе мероприятий и позволяет контролировать результаты. Финансирование необходимо для решения следующих задач:
- запуск принципиально новых процессов документооборота;
- приобретение серверов по мере роста объемов информации;
- закупка лицензий на дополнительные рабочие места.

Основные результаты внедрения
Администрация города Омска стала рассматриваться в СЭД как единая организация, а ее подразделения стали взаимодействовать на принципах внутреннего документооборота. Документы начали регистрировать однократно по месту их создания и получения. Чтобы прийти к этому, пришлось в корне изменить сложившуюся практику обмена письмами и перестроить логику работы делопроизводителей, но в итоге временные психологические неудобства сотрудников были компенсированы преимуществами нового решения. Вот некоторые из них:
1. Создано единое информационное (документационное) пространство для всех подразделений Администрации города Омска, обеспечивающее сквозной контроль за ходом исполнения документов и резервное копированием всей базы данных.
2. Наполнен общий справочник сотрудников всех подразделений с прозрачным выбором нужного адресата.
3. Упрощен поиск документа: теперь его можно найти по дате, по ключевым словам или с помощью фильтра.
4. Сокращено время доставки документов адресатам и исполнителям.

Уже после развертывания СЭД в Администрации города Омска была открыта Служба одного окна (СОО) — подразделение, ставшее единой точкой входа для заявителей, обращающихся за муниципальными услугами. С момента создания в 2010 году СОО ставила своей целью сокращение сроков рассмотрения заявлений и организацию межведомственного взаимодействия в интересах заявителя, поэтому служба сразу стала активным участником электронного документооборота.

Сам формат работы СОО во многом диктовался возможностями СЭД, и эти возможности использовались с максимальной отдачей. Более того, в последние годы служба получила ряд собственных специфических инструментов:
1. Инструмент описания и формализации предоставления услуги: классификатор содержит шаблоны документов и запросов, необходимых для предоставления услуги, а также сроки предоставления услуги.
2. Инструмент формирования и контроля исполнения внутриведомственных запросов. Запрос, как правило, направляется непосредственному исполнителю — тем самым сокращается маршрут доставки документа.
3. Инструмент учета и контроля исполнения межведомственных запросов.

Часть запросов на муниципальные услуги в СОО поступает через официальный портал Администрации города Омска (admomsk.ru). При заполнении анкеты в режиме онлайн заявитель сообщает необходимые сведения и прикладывает сканированные копии необходимых документов (позже они будут предъявлены в оригиналах при получении результата услуги). Портал формирует XML-файл, который передается в СЭД, после чего заявление регистрируется и направляется на исполнение.

В настоящее время по этой схеме функционируют следующие услуги:
1. Запись в детский сад. Ежедневно фиксируется 30–50 заявлений; за последние годы более половины детей были поставлены в очередь с использованием этого сервиса.
2. Запрос информации из фондов муниципального архива. Сервис популярен у иногородних заявителей, избавляя их от необходимости приезжать в Омск для подачи документов.
3. Запрос справок, выписок, дубликатов. Позволяет получить 10 видов документов разных подразделений Администрации города Омска.

СЭД также имеет шлюзы для обмена документами с Правительством Омской области и Омским городским советом, где функционируют СЭД на базе IBM Lotus Notes/Domino.

Схема функционирования СЭД как среды информационного взаимодействия представлена на рис. 1.

Рис. 1. СЭД как среда информационного взаимодействия

Количество документов и поручений, которые создавались и обрабатывались с применением СЭД, представлено в таблице 1.

Таблица 1

Преимущества СЭД в глазах пользователей
Опросы пользователей СЭД, проведенные в 2014 году, выявили следующие основные причины, по которым людям нравится работать в этой системе:
1. Все документы, даже довольно старые, всегда под рукой с гарантией сохранности на уровне защищенных серверов, а не жесткого диска офисного компьютера.
2. Любой документ легко найти, задав условия поиска.
3. По каждому документу можно отследить ход исполнения, установить горизонтальные связи с вовлеченными в исполнение сотрудниками других подразделений.
4. Налицо экономия на расходных материалах (бумага, картриджи), а также на доставке корреспонденции.
Таким образом, освоившись с интерфейсом и оценив удобство ретроспективного обращения к системе, все больше и больше пользователей начинают ощущать положительный эффект от внедрения СЭД.

В заключение нужно отметить, что СЭД через пять лет после начала внедрения — это современная технологическая основа для быстрого и удобного внутриведомственного и межведомственного взаимодействия, без которой было бы невозможно повышение эффективности труда и улучшение качества предоставления услуг. Развертывание СЭД дало ценный опыт решения масштабных организационных и технических задач и заложило фундамент повсеместного применения информационных технологий в Администрации Омска.