А.В. Шовкун,
директор компании
«Информационные системы и сервисы»,
Новосибирск

Об опыте реализации
системы электронного документооборота и делопроизводства
на базе свободного и отечественного программного обеспечения

Не затрагивая общеизвестные основные подходы к созданию системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД), отметим некоторые моменты, связанные с внедрением СЭДД в органах местного самоуправления (ОМСУ).

1. В рамках СЭДД должны работать без исключения все сотрудники, на всех уровнях, которые в своей деятельности включены в документооборот ОМСУ.

Трудно не согласиться с тем, что если в СЭДД будут работать только отдельные сотрудники, например, руководители подразделений, или некоторые подразделения (канцелярия, отдел по работе с обращениями граждан), то в результате не получится ни корректной отчётности, ни надлежащего контроля. Ситуации, когда в СЭДД работают только руководители, а внутри подразделений задачи «раздаются» на бумаге, возникают исключительно из-за необходимости приобретения большого числа лицензий (по числу сотрудников), требующих соответствующих капитальных вложений, которые сделать нельзя, из-за недостаточного бюджета.

2. Второй нюанс, который также требует отдельного внимания, это доступность СЭД с любого рабочего места, в том числе мобильного. Самый простой вариант обеспечить эту возможность – использование веб-приложений. Существующие веб-технологии позволяют в настоящий момент сделать интерфейс информационных систем удобным, быстрым и функциональным, а сокращение сложности установки и проблем, связанных с этим значительно сокращают нагрузку на ИТ-службу.

Таким образом, внедрение СЭДД с веб-доступом, без привязки к числу пользователей системы, а также, с открытыми исходными кодами, исключающую привязку к компании, которая занимается внедрением для обеспечения конкурентной среды, в значительной степени гарантирует успех проекта.

3. В дополнение к изложенному выше необходимо учесть и требование обеспечения независимости органов власти в сфере информационно – коммуникационных технологий от иностранных разработчиков программного обеспечения. То есть, для СЭДД не должна использоваться инфраструктура IBM Notes/Domino (Lotus), Microsoft Sharepoint, Microsoft SQL Server и прочих подобных компонент.

Таким образом, решений, отвечающим перечисленным выше требованиям на рынке существует совсем немного. К одному из них относится решение «Логика СЭД. БП. СПО» интегратора «Логика бизнеса», входящей в группу компаний «АйТи». Данное решение:

В рамках внедрения данного решения в областном центре с миллионным населением был дополнительно приобретен модуль для потокового сканирования и распознавания документов FILLIN SERVER, который был интегрирован с СЭДД.

Другой задачей, которая решалась в рамках реализации проекта, было построение внутреннего портала, который фактически представляет собой полноценную альтернативу стандартному корпоративному порталу на платформе Microsoft Sharepoint, но не требует лицензирования по числу пользователей. В качестве функционального, но экономичного решения была выбрана платформа Liferay, версия Community Edition, которая является открытой, бесплатной и обладающей всем необходимым функционалом для построения полноценного портала организации.

В результате, на портале были созданы следующие разделы:

Кроме того, на портале есть возможность поиска по всем документам. В части обработки заявлений по муниципальным услугам была реализована интеграция с МФЦ.

Все части системы в проекте имеют возможности авторизации через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА).

В результате можно с уверенностью утверждать – реализация действительно сложных и масштабных проектов на базе свободного и/или российского (находящегося в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных) программного обеспечения, без использования проприетарного иностранного ПО, возможна. Безусловно, внедрение не проходило гладко, во время обследований выяснялось, что процессы, используемые у Заказчика, более сложные, чем позволяет реализовать базовый функционал, поэтому значительную долю затрат на данный проект составили затраты на доработку базовых решений. Еще одной сложностью при реализации проекта было установка решения на Astra Linux, но все эти задачи были успешно решены в ходе внедрения.

Таким образом, фактически, был реализован заказной проект, полностью соответствующий процессам Заказчика, показатель «стоимость/функционал» был минимальным. В результате Заказчик получил полнофункциональную СЭДД и портал, построенную на его инфраструктуре, с использованием открытых или российских программных компонент, без ограничения числа пользователей системы и с веб-интерфейсом. Кроме того, и платформа СЭДД, и портальная платформа активно развиваются, появляется новый функционал, и Заказчик имеет возможность в рамках сопровождения получать все эти обновления, то есть, сочетать преимущества «коробочного» решения и заказной разработки, выполненной под его бизнес-процессы.

Примеров построения таких систем в настоящее время в Российской Федерации не много, и данный внедрение, безусловно, можно отнести к крупным (город-миллионник), значимым и успешным проектам.