Артем. Администрация городского округа готовится к отказу от бумажного документооборота

Артем. Администрация городского округа готовится к отказу от бумажного документооборота

Сотрудники и руководители органов на презентации ознакомились с концепцией внедрения системы электронного документооборота.

В ближайшем будущем все структурные подразделения администрации будут обмениваются документами только в электронном виде. Вся входящая корреспонденция также будет приниматься и обрабатываться только в электронном формате.

Введением электронного документооборота в администрации занимается ЗАО «ЛАНИТ ДВ» - дочерняя компания крупнейшего сетевого интегратора в РФ, которое внедряло новшество в краевой администрации. В настоящее время проведено обследование на предмет масштабного внедрения системы электронного документооборота и выработки концепции перехода на безбумажный документооборот.

Глава Артемовского городского округа Владимир Новиков отмечает, что введение электронного документооборота – мера, навеянная временем, без которой не

возможна реализация федеральных программ, направленных, в том числе на оказание государственных и муниципальных услуг населению и организациям в электронном виде.

В проекте внедрения пока будут участвовать делопроизводители и руководители высшего звена, начальники управлений и отделов. «Благодаря внедрению данной системы ощутимо сократится время рассмотрения поступающих запросов и подборки необходимых документов, заметно повысится эффективность работы, наладится жесткий контроль за исполнение документов», - говорит заместитель главы администрации Татьяна Лемехова.

Проблема постоянного увеличения объемов бумажных документов актуальна для администрации округа. Документооборот составляет 100 тысяч экземпляров в год, 200 тысяч копий изготовляется для работы дополнительно. Почти миллион рублей из муниципального бюджета расходуется на приобретение бумаги, картриджей, обслуживание оргтехники. Кроме финансовых затрат, поиск, подборка, оформление копий, подготовка справок и ответов на запросы требует значительного времени и усилий сотрудников.

Концепция внедрения системы «Дело» предусматривает 3 этапа, два из которых планируется завершить до конца 2011 года. В настоящее время уже запущена система «Дело» на 10 рабочих местах, до конца года планируется оборудовать 50 рабочих мест для сотрудников администрации, позже система появится у всех муниципальных служащих. Автоматизацией будут охвачены процессы документооборота входящей и исходящей корреспонденции, нормативно-распорядительных документов, служебной переписки, протоколов совещаний. Руководители, даже находясь в командировке, смогут работать с документами с помощью мобильного телефона. Пока программа находится на стадии внедрения, параллельно электронному будет вестись бумажный документооборот. Затем все виды документов, будут обрабатываться только в электронном виде.