Южно-Сахалинск. Столица Сахалина продолжает двигаться к цифровой трансформации

Администрация Южно-Сахалинска продолжает работу по оптимизации управленческой деятельности, повышению эффективности взаимодействия с населением, сокращению времени оказания муниципальных услуг. Сейчас ведется подготовка муниципалитета к комплексной цифровой трансформации.

2 года назад администрация Южно-Сахалинска сделала первые шаги к цифровой трансформации в рамках регионального проекта "Эффективный регион", направленного на повышение эффективности работы муниципальных служб путем цифровизации, внедрение бережливых технологий и улучшение управленческих процессов. Пилотный проект по оптимизации процессов был реализован на нескольких площадках в различных структурных подразделениях муниципалитета: МКУ "Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям города Южно-Сахалинска" (оптимизация процесса работы дежурно-диспетчерских служб), департамент по управлению муниципальным имуществом (оптимизация процесса учета муниципального имущества) и департамент архитектуры и градостроительства (оптимизация процесса внесения изменений в правила землепользования и застройки).

В результате проведенной работы сократились временные затраты на этапе постановки на учет объекта строительства или реконструкции и его передачи пользователю в 5 раз: с 10 до 2 месяцев. Специалистам ГО и ЧС удалось сократить время реагирования на обращения населения более чем в 4 раза, а время на устранение аварийных ситуаций или плановых ремонтных работ — практически вдвое. Теперь перед муниципалитетом стоит задача продолжить работу по оптимизации в остальных департаментах, управлениях и структурных подразделениях с учетом полученного положительного опыта.

— Администрация Южно-Сахалинска увидела результаты и действенность методики, и теперь будет сделано еще несколько шагов к цифровой трансформации, а значит и к улучшению доступности и качества муниципальных услуг и выполнению функций. На текущем этапе процессы сотрудников администрации оптимизируются в двух направлениях: первое — организационные мероприятия, включающие оптимизацию процессов и внесение изменений в нормативные документы, второе направление — автоматизация и цифровизация деятельности, внедрение ИТ-компонентов, — рассказал директор МКУ "Управление делами администрации Южно-Сахалинска" Вячеслав Кожухов. — Мы рассчитываем, что цифровая трансформация позволит нам теми же силами и составом специалистов более эффективно решать постоянно нарастающий объем задач. Мы сможем избежать раздувания штата и повысить результативность взаимодействия с гражданами. Главная наша цель — это оперативное, эффективное решение текущих вопросов городской жизни.

В настоящий момент ведется поиск исполнителя, который возьмется за подготовку муниципалитета к цифровой трансформации в кадровых, управленческих, технологических и финансово-экономических аспектах. Этот процесс будет состоять из нескольких этапов. Первый — адаптация сотрудников администрации к долгосрочным организационно-функциональным изменениям, разработка плана коммуникации, выявление групп сторонников и противников изменений, обучение специалистов (порядка 600 человек) и наработка компетенций, достаточных для продолжения самостоятельной работы по анализу, оптимизации и цифровизации процессов.

На втором этапе специалистам предстоит описать в BPMN-нотации (система цифрового моделирования бизнес-процессов) 1200 существующих рабочих процессов сотрудников администрации, утвержденных должностными инструкциями, которые занимают максимум рабочего времени. Сбор данных для описания каждой функции/процесса будет осуществляться с участием специалистов и их руководителей.

После будет проведена аналитическая работа по расчету и выявлению потерь в рамках задач, составление реестра хранилищ данных с описанием: типа хранилища, перечня хранимых данных, стоимости содержания (для обслуживания систем), степени открытости для интеграции ИТ-систем. В свою очередь это позволит перейти к третьему этапу трансформации — созданию цифровой копии исходных рабочих процессов муниципалитета и формированию реестра потерь при работе с данными. Итог этих действий — создание, развитие и оптимизация информационной системы управления муниципалитетом на основе универсальной интеграционной платформы обмена данными.

 — Цифровая трансформация — это поиск точек роста производительности, оптимизация управленческих процессов при помощи внедрения современных технологий, — резюмирует предстоящие перемены эксперт по цифровой трансформации администрации Южно-Сахалинска Дмитрий Стенько. — Процесс небыстрый и сложный, вполне ожидаема апатия некоторых сотрудников к переменам, придется преодолеть "лоскутную" цифровизацию, с множеством различных систем и ИТ-решений, не взаимодействующих друг с другом и не используемых в полную силу. Но ожидаемое сокращение временных и экономических потерь в результате цифровой трансформации стоит всех возможных трудностей.

Простой пример цифровой трансформации — смартфон, благодаря которому повседневная жизнь стала значительно проще, удобнее и быстрее. Согласно данным одного из исследовательских агентств, более 80% россиян пользуются различными приложениями и не представляют свою жизнь без социальных сетей, геолокационных карт и навигаторов, финансовых интернет-инструментов (банкинг, платежи), электронных госуслуг. Эта статистика служит сигналом — цифровизация проникает во все сферы жизни общества, а значит, и города.

Основные задачи цифровой трансформации: это изменение взаимодействия и распределения функциональных обязанностей (включая появление новых) внутри муниципалитета, как на уровне руководителей, так и на уровне структурных подразделений, связанных с оптимизацией процессов/функций и внедрением современных средств автоматизации и цифровизации. Это позволит осуществить переход к управлению, основанному на анализе актуальных данных, снижению стоимости рабочих операций, повышению производительности труда и удовлетворенности граждан.

Источник: ИА Sakh.com