АССОЦИАЦИЯ СИБИРСКИХ
И ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫХ ГОРОДОВ

О внедрении системы «CompanyMedia» в муниципальных образованиях

1. Администрация Красноярска

Краткая сводка: В системе CompanyMedia (модули «Делопроизводство», «Обращения граждан», «Договоры», «Протоколы», «Поручения», интеграция со СМЭВ) работает 2200 сотрудников. Для руководителей организованы мобильные рабочие места на iPad. СЭД позволила обеспечить своевременность получения информации, необходимой для принятия управленческих решений, сократить время прохождения документов и исполнения поручений.

Оказание государственных услуг в Красноярске автоматизировано с помощью CompanyMedia

Внедрение CompanyMedia в администрации Красноярка стартовало в 2007 году, целью этого многоэтапного проекта является последовательная автоматизация различных процедур по работе с документами. На сегодняшний день в системе выполняются операции, связанные с обработкой и подготовкой и входящих, исходящих и внутренних документов, а также правовых актов. Кроме того, в значительной степени автоматизировано формирование отчетов по исполнительской дисциплине. В системе постоянно работают свыше 2000 пользователей из различных структурных подразделений Администрации, включая управление делами, юридическое управление, управление кадровой политики и организационной работы, департамента градостроительства, департамент городского хозяйства, управление архитектуры, управления информатизации и связи и др.

В 2012 году начались работы, связанные с автоматизацией оказания государственных услуг физическим лицам и организациям. Специалистами компании «ИнтерТраст» реализована автоматизированная передача заявок на оказание различных услуг в СЭД CompanyMedia из нескольких источников, к числу которых относятся Единый портал государственных услуг (ЕПГУ) и сайт администрации города Красноярска.

После поступления заявки в систему весь процесс оказания государственных услуг осуществляется с применением таких средств CompanyMedia, как выдача резолюций, создание исходящих и внутренних документов, маршрутизация документов заявки непосредственным исполнителям, формирование запросов во внешние организации, электронное согласование и др. Результаты проведенных работ — в виде пакета выходных документов — передаются в системы, с помощью которых была подана заявка на оказание услуги.

Чтобы повысить скорость обслуживания заявителей и снизить влияние человеческого фактора, на базе CompanyMedia была разработана система исполнения регламентов, описывающих состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, связанных с оказанием государственных услуг. Для решения этой задачи специалистами «ИнтерТраст» создан комплекс необходимых справочников и реализован механизм автоматического исполнения процедур в различных модулях CompanyMedia.

2. Администрация Омска

Краткая сводка
Корпоративная СЭД CompanyMedia (модули «Делопроизводство», «Обращения граждан», «Заседания», «Договоры», «Поручения» и др.) функционирует на 2700 рабочих местах служащих Администрации. С ее помощью автоматизированы 24 департамента, управления и муниципальные учреждения, в ближайшее время к мобильным рабочим местам будут подключены высшие руководители, в т.ч. мэр города.

Предпосылки проекта
Необходимость интеграции со СМЭВ и взаимодействия с Единой системой электронного документооборота, которую используют органы исполнительной власти Омской области. Недостаточная эффективность обработки документов.

Цели и задачи проекта
Улучшение качества работы сотрудников администрации, ускорение рабочих процессов и повышение их прозрачности.

Описание проекта
Внедрение СЭД в администрации города началось в 2010 году в рамках программы «Электронный Омск». Модули «Делопроизводство», «Поручения», «Обращения граждан», «Заседания», «Договоры», «Центр отчетов» были установлены в общей сложности на 600 рабочих местах организации. В ходе проекта СЭД была интегрирована со службой «одного окна» заказчика. Распоряжением администрации от 27 октября 2011 года СЭД присвоен статус муниципальной информационной системы.

В 2012 году система была обновлена до версии 3,6 и руководство администрации получило возможность использовать мобильные рабочие места для планшетов iPad.

В настоящее время CompanyMedia функционирует более чем на 2300 рабочих местах в 32 структурных подразделениях администрации и 9 казенных учреждениях города. В течение 2012 года в системе создано более 270 тысяч документов и почти 400 тысяч поручений по ним.

Результаты проекта
Автоматизированы обработка входящих и исходящих документов, учет правовых актов и подготовка заседаний, а также рассылка заинтересованным структурам актов и материалов заседания коллегии, действующей при мэре города.

Реализован обмен электронными документами с внешними организациями — Городским Советом и Правительством Омской области. Обеспечено быстрое и удобное взаимодействие построенного решения с Единой системой электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области Оптимизирована работа с обращениями граждан и заявками, поступающими в службу «одного окна» администрации города.

Благодаря подключению к СЭД сотрудников всех подразделений система стала универсальной и полнофункциональной средой взаимодействия. Процессы работы с электронными документами, поддерживающие процессы управления, вышли на качественно новый уровень.

Высокопроизводительная система CompanyMedia обеспечила эффективность и быстроту процессов, связанных с рассмотрением заявлений и обращений граждан: прием и регистрацию заявлений, формирование внутриведомственных и межведомственных запросов, контроль их исполнения, направление заявления с пакетом документов в структурное подразделение, информирование заявителя о статусе рассмотрения заявления, выдачу результатов.

3. Администрация Нижневартовска

Краткая сводка
В системе работает около 700 сотрудников Администрации. Установлены модули: «Делопроизводство», «Обращения граждан», «Поручения», «Договоры» и др. Высокая скорость поиска информации, обработки документов, возможность привлечь к обсуждению документов нужное количество сотрудников - эти и другие возможности CompanyMedia позволили улучшить качество работы с документами и процессами.

Описание проекта
Переход на электронный документооборот был начат администрацией г. Нижневартовска девять лет назад. В 2004 году внедрение модулей системы электронного документооборота CompanyMedia начали партнеры компании «ИнтерТраст» - ООО «ПраймГрупп». В дальнейшем все внедрения и обновления проводились уже силами специалистов «ИнтерТраст».

К настоящему времени в системе электронного документооборота администрации города работает более 500 госслужащих. При этом система обеспечивает возможности распределенной работы - структурные подразделения администрации размещены в 18 зданиях в разных районах города. Сегодня в системе хранится около 900 тысяч документов. Количество вводимых за год документов (входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов, договоров, обращений граждан) приближается к 150 000.

Технические специалисты администрации города стремятся максимально использовать возможности, которые CompanyMedia предоставляет для оптимизации управления документами. В прошлом году были проведены работы по переводу системы на (тогда самую свежую) версию– 3.6, а совсем недавно руководство города получило возможность участвовать в работе с помощью планшетов iPad – на них были установлены мобильные рабочие места.

4. Администрация Калуги

Предпосылки проекта
В период 2004-2008 гг. в организации функционировала система OfficeMedia компании «ИнтерТраст». Постепенно задачи, которые ставились перед системой документооборота, выросли, появились территориально распределенные подразделения муниципалитета по всему городу, и решение перестало удовлетворять потребностям заказчика. К 2008 году было принято решение поменять систему.

Цели внедрения
Повышение эффективности обработки данных и обеспечение соответствующей деятельности ОГВ – регистрация, контроль исполнения, поиск документов и т.п., а в конечном счете – повышение качества оказания услуг населению и организациям.

Описание проекта
В 2009 году система была запущена в промышленную эксплуатацию. Первоначальной задачей внедрения был перевод делопроизводителей организации с одной системы на другую. Поэтому на рабочих местах 9 делопроизводителей были установлены модули CompanyMedia «Делопроизводство» и «Обращения граждан», которые обеспечили обработку входящих-исходящих, организационно-распорядительных документов и обращений.

Позже было произведено подключение рабочих мест помощников руководителей, после чего руководители получили возможность накладывать резолюции. После этого к системе были подключены руководители среднего звена и исполнители.

Постепенно увеличивалось количество лицензий, были подключены модули «Регистрация договоров», «Поручения». В настоящий момент проходит тестирование мобильное рабочее место руководителя на iPad.

Результаты проекта
К СЭД подключено 21 самостоятельное подразделение, в том числе все управления Городской Управы. Всего в системе работают более 700 исполнителей (из них 45 делопроизводителей).

Реализован полностью электронный внутренний документооборот между подразделениями Городской Управы.

Будущее проекта
Запланирован переход на новую версию – CompanyMedia 4. Заказчику интересны такие ее возможности, как новый интерфейс в виде тонкого клиента (на java), новые способы работы и планирования, применение адаптивного кейс-менеджмента, мобильность – причем не только для руководителей, использование социальных инструментов для оперативного взаимодействия сотрудников разных подразделений. В ближайшем будущем – подключение 20 мобильных рабочих мест руководителей.

5. Администрация Пензы
Вопрос о переходе на безбумажные технологии ведения делопроизводства и обработки заявок был поднят в 2006 году. В результате сравнения различных систем электронного документооборота наиболее оптимальным вариантом для администрации города Пензы была признана система электронного документооборота «CompanyMedia». Исполнителем проекта внедрения был выбран Нижегородский бизнес-партнер «ИнтерТраст» - ООО «Программа-Т», компания, специализирующаяся на комплексном обеспечении управления предприятием/организацией на основе информационных систем организации коллективной работы и документооборота, анализа информации на базе OLAP-технологий.

В ноябре 2006 года были внедрены и запущены в опытную эксплуатацию подсистемы:

«CompanyMedia-Делопроизводство» для автоматизации работу с входящими, исходящими, организационно-распорядительными документами;
«CompanyMedia-Обращения граждан» для обработку заявок на земельные участки.

В январе 2007 года система была введена в промышленную эксплуатацию. Было принято решение о ее дальнейшем развитии.

Использование CompanyMedia позволило наладить оперативное и качественное формирование документов (на сегодня в системе зарегистрировано более 9000 документов, из них свыше 5000 - входящие, 2000 - исходящие и около 2000 - организационно-распорядительные), четкую организацию их поиска и использования, работу справочно-информационной службы, создать единое хранилище электронных документов, организовать и наладить поддержку контроля исполнительской дисциплины на основе предоставляемых системой данных.

Согласно разрабатываемой в настоящее время муниципальной целевой программы на 2007-2010 гг. «Виртуальный город» планируется переход Администрации г. Пензы на полностью электронный документооборот.

С этой целью к СЭД «CompanyMedia» на уровне начальников подразделений будут подключены следующие структурные подразделения Администрации и органы местного самоуправления:

• Отделы Администрации города;
• Администрация Железнодорожного района;
• Администрация Ленинского района;
• Администрация Октябрьского района;
• Администрация Первомайского района;
• Пензенская городская дума;
• Главное управление градостроительства и архитектуры г. Пензы;
• Комитет по управлению муниципальным имуществом г. Пензы;
• Комитет по физической культуре, спорту и молодежной политике г. Пензы;
• Управление здравоохранения г. Пензы;
• Финансовое управление г. Пензы;
• Управление образования г. Пензы;
• Управление культуры г. Пензы;
• Социальное управление г. Пензы;
• Управление транспорта и связи г. Пензы;
• Управление жилищно-коммунального хозяйства г. Пензы;
• Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций г. Пензы.

Летом 2007 года Администрацией города была приобретена система мгновенных сообщений и собраний – IBM Lotus SameTime, обеспечивающая возможность людям, географически удаленным друг от друга, работать коллективно и совместно использовать необходимые документы, проводить оперативные Web-конференции, онлайновые совещания, обмениваясь сообщениями в реальном времени, используя средства компьютерной аудио- и, возможно, видеосвязи, совместно используя виртуальную доску или экран для представления информации.

Отметим также, что в ближайшее время планируется организация электронного взаимодействия СЭД Администрации города Пензы с системой документооборота Правительства области, также построенной на основе CompanyMedia, в которой на сегодняшний день совместно работают уже более 200 сотрудников Аппарата Губернатора, всех министерств, управлений и департаментов.

6. Ямало-Ненецкий автономный округ

Поселковые муниципальные образования ЯНАО насчитывают 97 сельских поселений с общим населением около 57 тысяч жителей. До настоящего времени это единственный уровень пользователей, которые ранее не были подключены к системе электронного документооборота «CompanyMedia».

Проект по внедрению системы электронного документооборота CompanyMedia во всех органах власти ЯНАО стартовал в 2006 году. Внедрение СЭД CompanyMedia позволило создать общее информационное пространство, объединившее исполнительные органы государственной власти и органы местного самоуправления в автономном округе на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы, что позитивным образом отразилось на качестве работы общественных служб, обеспечило оптимальные условия для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе использования единых информационных ресурсов.

На сегодняшний день в едином цифровом пространстве работают исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные, муниципальные и лечебно-профилактические учреждения, Законодательное Собрание, Счетная палата и Избирательная комиссия ЯНАО. С использованием системы осуществляются все действия с корреспонденцией, правовыми актами, договорами, соглашениями и обращениями граждан. Система интегрирована со следующими внешними ресурсами: официальные сайты Губернатора и аппарата Ямало-Ненецкого автономного округа; региональный портал государственных и муниципальных услуг и функций. В настоящий момент в системе работают около 2000 пользователей. По итогам 2013 года в системе обрабатывалось свыше 1,3 млн. документов.